Oleh: Yusron Humonggio, M.Pd.
Ada satu pertanyaan sederhana yang mungkin perlu kita ajukan kembali setiap kali sebuah perpustakaan menandatangani Memorandum of Understanding (MoU):
Setelah MoU ditandatangani, apa yang benar-benar berubah?
Pertanyaan ini tampaknya sederhana, tetapi sesungguhnya sangat penting dalam pengembangan perpustakaan saat ini.
Selama ini, keberadaan MoU sering dianggap sebagai bukti bahwa sebuah perpustakaan telah membangun jejaring dan kerja sama. Dokumen kerja sama disimpan, ditampilkan ketika diperlukan, bahkan menjadi salah satu dokumen pendukung dalam berbagai evaluasi.
Namun, dalam perkembangan kebijakan akreditasi perpustakaan saat ini, cara pandang tersebut perlu diperbarui.
MoU seharusnya tidak menjadi akhir dari sebuah kerja sama, melainkan awal dari pekerjaan bersama yang menghasilkan kinerja dan manfaat nyata.
Akreditasi Perpustakaan Sedang Mengalami Perubahan Paradigma
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia telah melakukan pemutakhiran instrumen akreditasi perpustakaan. Arah perubahannya sangat jelas: akreditasi tidak lagi semata-mata melihat kepatuhan administratif dan kelengkapan fisik perpustakaan, tetapi semakin menekankan kinerja, aktivitas, capaian, dan dampak yang diberikan perpustakaan kepada masyarakat.
Dalam penjelasan Perpusnas, instrumen terbaru memberikan porsi 30 persen pada aspek kepatuhan terhadap norma, standar, prosedur dan kriteria, sementara 70 persen diarahkan pada performance atau dampak nyata berbagai program dan layanan perpustakaan.
Perubahan ini merupakan pesan penting bagi seluruh pengelola perpustakaan.
Perpustakaan tidak cukup hanya “ada”.
Perpustakaan harus “bekerja”.
Dan pekerjaan tersebut harus memberikan manfaat yang dapat dibuktikan.
Perpusnas juga menjelaskan bahwa pemutakhiran instrumen menggunakan pendekatan Input–Process–Output–Outcome (IPOO). Artinya, yang dilihat bukan hanya sumber daya yang dimiliki perpustakaan, tetapi juga bagaimana sumber daya tersebut digunakan, apa yang dihasilkan, dan apa manfaat atau perubahan yang muncul dari kegiatan tersebut.
Dengan paradigma tersebut, kita perlu mulai melihat kembali berbagai bentuk kerja sama perpustakaan, termasuk MoU.
MoU Seharusnya Menjadi Mesin Kerja Sama
Kerja sama antara perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan daerah merupakan salah satu bentuk jejaring yang sangat potensial.
Perguruan tinggi memiliki sumber daya pengetahuan, dosen, pustakawan, mahasiswa, teknologi, penelitian, serta inovasi.
Perpustakaan daerah memiliki jaringan layanan, masyarakat, perpustakaan binaan, komunitas, sekolah, desa, serta persoalan nyata yang membutuhkan solusi.
Jika kedua kekuatan tersebut dipertemukan, sebenarnya terdapat peluang besar untuk menghasilkan program yang memberikan dampak langsung.
Persoalannya adalah bagaimana mengubah MoU dari sekadar dokumen menjadi mesin kolaborasi.
Karena itu, setelah MoU ditandatangani, pertanyaan berikutnya seharusnya bukan:
“Dokumennya sudah ada?”
Tetapi:
“Program apa yang akan kita kerjakan bersama?”
Kemudian:
“Apa yang akan dihasilkan?”
Dan akhirnya:
“Apa perubahan yang terjadi setelah program tersebut dilaksanakan?”
Di situlah MoU mulai berubah menjadi performance.
Dari MoU Menuju Performance
Saya membayangkan sebuah pola kerja sama yang sederhana:
MoU → Rencana Aksi → Program → Implementasi → Output → Outcome → Dampak
MoU memberikan dasar hukum dan komitmen.
Rencana aksi menerjemahkan komitmen menjadi pekerjaan.
Program memberikan bentuk nyata dari kerja sama.
Implementasi membuktikan bahwa program benar-benar dilakukan.
Output menunjukkan apa yang telah dihasilkan.
Outcome menunjukkan perubahan yang terjadi.
Sedangkan dampak menunjukkan manfaat yang lebih luas bagi pemustaka, masyarakat, institusi, maupun pembangunan literasi.
Dengan pola ini, sebuah MoU tidak lagi hanya menjadi dokumen administratif, tetapi menjadi instrumen penggerak kinerja.
Contohnya Sederhana
Misalnya sebuah perpustakaan perguruan tinggi bekerja sama dengan perpustakaan daerah untuk meningkatkan kompetensi pustakawan.
Jika pendekatan lama yang digunakan, keberhasilan mungkin cukup dibuktikan dengan:
- surat undangan;
- daftar hadir;
- foto kegiatan;
- sertifikat;
- laporan pelaksanaan.
Semua itu memang penting.
Tetapi pendekatan berbasis performance mendorong kita melangkah lebih jauh.
Misalnya setelah pelatihan, peserta diminta menghasilkan:
satu rancangan program layanan yang siap diterapkan di perpustakaannya.
Kemudian tiga bulan setelah pelatihan dilakukan pemantauan.
Berapa perpustakaan yang benar-benar menerapkan program?
Berapa pengguna yang mendapatkan manfaat?
Apakah terjadi peningkatan kunjungan?
Apakah layanan baru digunakan?
Apakah terjadi peningkatan aktivitas membaca?
Apakah pustakawan menghasilkan inovasi?
Di sinilah kita mulai berbicara tentang outcome, bukan sekadar aktivitas.
Kerja Sama yang Baik Harus Menghasilkan “Jejak Kinerja”
Menurut saya, setiap program yang lahir dari MoU sebaiknya memiliki apa yang dapat disebut sebagai jejak kinerja.
Jejak tersebut dapat berupa:
Perencanaan
Ada tujuan, sasaran, indikator dan jadwal.
↓
Pelaksanaan
Ada kegiatan yang benar-benar dilakukan.
↓
Output
Ada produk atau hasil yang dihasilkan.
↓
Outcome
Ada perubahan atau manfaat yang dirasakan.
↓
Evaluasi
Ada pengukuran terhadap keberhasilan dan kendala.
↓
Tindak lanjut
Ada keputusan untuk memperbaiki, melanjutkan atau mengembangkan program.
Dengan pola tersebut, dokumentasi tidak lagi sekadar kumpulan foto.
Foto tetap diperlukan, tetapi foto hanyalah salah satu bagian dari bukti.
Yang lebih penting adalah apa yang dikerjakan, apa yang dihasilkan dan apa yang berubah.
Mengapa Ini Penting bagi Pengambil Kebijakan?
Bagi pengambil kebijakan, perubahan paradigma ini justru memberikan peluang yang sangat besar.
Kerja sama perpustakaan tidak harus selalu dimaknai sebagai kegiatan seremonial atau pelatihan satu kali.
Kerja sama dapat diarahkan menjadi program pembangunan yang terukur.
Misalnya pemerintah daerah bekerja sama dengan perguruan tinggi untuk:
- meningkatkan kapasitas pustakawan;
- mendampingi perpustakaan sekolah dan desa;
- mengembangkan literasi informasi;
- memperkuat literasi digital;
- mengembangkan inovasi layanan;
- melakukan penelitian kebutuhan masyarakat;
- mengembangkan koleksi dan konten lokal;
- mendukung program membaca;
- melakukan digitalisasi informasi lokal;
- membangun sistem monitoring aktivitas literasi.
Dengan demikian, anggaran dan sumber daya yang dikeluarkan tidak berhenti pada kegiatan.
Ada hasil yang dapat diukur.
Lebih jauh lagi, data hasil kegiatan dapat digunakan sebagai dasar pengambilan kebijakan berikutnya.
Perpusnas juga menegaskan pentingnya data kinerja dan literasi untuk memetakan kondisi, menyusun program prioritas, mengintegrasikan capaian, dan menjadi dasar pengambilan kebijakan.
Perguruan Tinggi Tidak Hanya Menjadi Mitra Seremonial
Dalam konteks ini, perguruan tinggi memiliki posisi yang sangat strategis.
Perguruan tinggi tidak harus selalu hadir sebagai penyelenggara seminar.
Perguruan tinggi dapat menjadi mitra pemecahan masalah.
Perpustakaan daerah dapat membawa persoalan nyata.
Perguruan tinggi membawa pengetahuan, tenaga ahli, pustakawan, mahasiswa, teknologi dan kemampuan penelitian.
Keduanya kemudian bekerja bersama menghasilkan solusi.
Misalnya:
Perpustakaan daerah menemukan bahwa pemanfaatan layanan digital masih rendah.
Maka persoalan tersebut dapat menjadi objek penelitian kecil.
Perguruan tinggi membantu mengidentifikasi penyebabnya.
Kemudian bersama-sama merancang intervensi.
Setelah itu dilakukan implementasi.
Kemudian diukur kembali.
Dengan demikian, kerja sama menghasilkan:
Masalah → Kajian → Solusi → Implementasi → Data → Evaluasi → Perbaikan.
Model seperti ini jauh lebih bernilai dibandingkan sekadar menambah jumlah kegiatan.
MoU Dapat Menjadi Investasi Kinerja bagi Dua Institusi
Hal yang menarik adalah bahwa satu kerja sama dapat memberikan manfaat bagi kedua belah pihak.
Bagi perpustakaan daerah, program kerja sama dapat menjadi bukti kinerja dalam pengembangan layanan, jejaring, inovasi, pembinaan, dan kebermanfaatan bagi masyarakat.
Bagi perpustakaan perguruan tinggi, kerja sama dapat memperkuat jejaring eksternal dan menunjukkan kontribusi perpustakaan dalam mendukung pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, serta pengembangan literasi.
Artinya:
Satu program dapat menghasilkan dua manfaat institusional.
Karena itu, MoU seharusnya dirancang dengan prinsip saling menguntungkan, saling memperkuat dan saling menghasilkan kinerja.
Saatnya Kita Mengubah Ukuran Keberhasilan
Mungkin selama ini ukuran keberhasilan sebuah kerja sama adalah:
“Kita sudah memiliki MoU.”
Ke depan, ukuran tersebut perlu dinaikkan menjadi:
“Kita sudah melaksanakan program.”
Kemudian:
“Kita sudah menghasilkan output.”
Dan akhirnya:
“Kita dapat menunjukkan perubahan yang terjadi karena kerja sama tersebut.”
Inilah pergeseran yang perlu kita dorong bersama.
Bukan berarti dokumen tidak penting.
Dokumen tetap penting sebagai dasar legal, administratif dan tata kelola.
Namun dokumen harus menjadi fondasi, bukan tujuan akhir.
Karena sebuah MoU yang tidak pernah melahirkan aktivitas pada akhirnya hanya menjadi arsip.
Sebaliknya, MoU yang diterjemahkan menjadi program, menghasilkan output, menghasilkan outcome dan memberikan dampak akan menjadi aset kinerja institusi.
Dari “Memiliki MoU” Menjadi “Memiliki Dampak”
Perubahan paradigma akreditasi perpustakaan memberikan momentum untuk memperbaiki cara kita membangun kerja sama.
Kita tidak perlu berlomba membuat sebanyak mungkin MoU.
Yang lebih penting adalah memastikan bahwa MoU yang sudah ada hidup dan bekerja.
Lebih baik memiliki beberapa kerja sama yang aktif, terukur dan memberikan dampak daripada memiliki banyak MoU tetapi tidak pernah menghasilkan program.
Karena pada akhirnya, masyarakat tidak membutuhkan jumlah MoU.
Masyarakat membutuhkan perpustakaan yang bekerja untuk mereka.
Pustakawan tidak membutuhkan sekadar dokumen kerja sama.
Pustakawan membutuhkan jejaring yang membantu mereka menyelesaikan persoalan dan meningkatkan layanan.
Dan pemerintah membutuhkan program yang bukan hanya menghabiskan anggaran, tetapi mampu menunjukkan hasil dan manfaat.
Sebuah Gagasan untuk Kabupaten Gorontalo
Dalam konteks Kabupaten Gorontalo, kerja sama antara perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan daerah dapat dikembangkan menjadi sebuah ekosistem kolaborasi.
Perguruan tinggi dapat berperan sebagai sumber pengetahuan dan inovasi.
Perpustakaan daerah menjadi penghubung dengan masyarakat dan jaringan perpustakaan.
Pustakawan menjadi penggerak.
Mahasiswa menjadi agen perubahan.
Sekolah, desa, komunitas dan masyarakat menjadi penerima manfaat sekaligus mitra.
Jika semua unsur tersebut bekerja dalam satu ekosistem, maka MoU bukan lagi sekadar hubungan antara dua lembaga.
MoU dapat menjadi platform kolaborasi untuk membangun literasi masyarakat Kabupaten Gorontalo.
Dan dari sinilah sebuah gagasan sederhana dapat dimulai:
“Satu MoU, bukan hanya satu dokumen, tetapi serangkaian pekerjaan yang menghasilkan kinerja dan dampak.”
Penutup: Jangan Biarkan MoU Berhenti di Lemari
Perubahan instrumen akreditasi perpustakaan seharusnya tidak kita lihat semata-mata sebagai perubahan cara penilaian.
Lebih jauh dari itu, perubahan tersebut merupakan ajakan untuk mengubah cara kita mengelola perpustakaan.
Perpustakaan harus lebih aktif.
Lebih kreatif.
Lebih kolaboratif.
Lebih terukur.
Dan lebih mampu menunjukkan manfaatnya.
Karena itu, mari kita ubah cara pandang terhadap MoU.
MoU bukan tujuan.
MoU adalah awal.
Awal dari program.
Awal dari kolaborasi.
Awal dari inovasi.
Awal dari pengukuran kinerja.
Dan pada akhirnya, awal dari sebuah perubahan.
Jangan membuat MoU hanya untuk memiliki dokumen.
Buatlah MoU untuk menghasilkan pekerjaan, dan pastikan pekerjaan tersebut menghasilkan bukti, kinerja, dan dampak.
MoU → Action → Output → Outcome → Impact.
Itulah saatnya MoU perpustakaan benar-benar hidup.
