Oleh: Yusron Humonggio
(Pernah terlibat dalam pengelolaan arsip, penyusunan JRA, DPA, akuisisi, dan pengawasan arsip statis)
Banyak masyarakat masih menganggap arsip hanyalah tumpukan dokumen lama yang disimpan di lemari kantor. Padahal, dalam tata kelola pemerintahan modern, arsip merupakan fondasi utama administrasi negara. Dari arsiplah lahir bukti kebijakan, pertanggungjawaban anggaran, pelayanan publik, hingga sejarah pembangunan daerah.
Karena pentingnya fungsi tersebut, pemerintah melalui Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) melakukan pengawasan dan penilaian terhadap pengelolaan kearsipan di seluruh pemerintah daerah, baik provinsi maupun kabupaten/kota.
Dalam praktik birokrasi, penilaian kearsipan ini sering dianalogikan sebagai “WTP-nya bidang arsip”. Maksudnya bukan karena sistemnya sama persis dengan audit keuangan oleh BPK, tetapi karena keduanya sama-sama menjadi ukuran kualitas tata kelola pemerintahan.
Jika laporan keuangan dinilai melalui opini WTP, maka tata kelola administrasi dan dokumen pemerintahan dinilai melalui pengawasan kearsipan.
Arsip Bukan Sekadar Dokumen Lama
Arsip sesungguhnya adalah memori pemerintahan. Setiap surat keputusan, laporan kegiatan, dokumen pembangunan, kontrak kerja, hingga pelayanan masyarakat semuanya merupakan arsip negara. Ketika arsip dikelola dengan baik, pemerintah akan: lebih mudah mempertanggungjawabkan program, lebih tertib administrasi, lebih cepat dalam pelayanan, serta lebih aman dari risiko kehilangan dokumen penting. Sebaliknya, pengelolaan arsip yang buruk dapat menyebabkan: hilangnya dokumen negara, kesulitan audit, lemahnya pelayanan publik, bahkan potensi masalah hukum dan administrasi.
Karena itu, pengelolaan arsip kini menjadi bagian penting dalam reformasi birokrasi nasional.
Apa yang Dinilai oleh ANRI?
Dalam pengawasan kearsipan, ANRI tidak hanya melihat apakah sebuah kantor memiliki ruang arsip. Yang dinilai adalah keseluruhan sistem pengelolaan arsip pemerintahan.
Beberapa aspek penting yang menjadi indikator penilaian antara lain: kebijakan dan regulasi kearsipan daerah, keberadaan unit kearsipan, pengelolaan arsip aktif dan inaktif, klasifikasi arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), penyusutan arsip, penggunaan aplikasi kearsipan, ketersediaan SDM pengelola arsip, akuisisi arsip statis, hingga pengawasan arsip statis.
Dalam praktiknya, penyusunan JRA menjadi sangat penting karena menjadi dasar penentuan masa simpan arsip serta proses penyusutan arsip secara legal dan tertib. Begitu pula akuisisi arsip statis yang bertujuan menyelamatkan memori kolektif daerah agar tidak hilang dimakan waktu.
Sementara itu, pengawasan arsip statis memiliki peranan strategis dalam memastikan arsip yang memiliki nilai sejarah, nilai budaya, nilai pemerintahan, dan nilai pertanggungjawaban negara tetap terpelihara dengan baik. Arsip statis bukan sekadar dokumen lama, melainkan identitas dan jejak perjalanan daerah.
Artinya, pengelolaan arsip tidak lagi dipandang sebagai pekerjaan tambahan, tetapi sebagai bagian dari sistem manajemen pemerintahan yang profesional.
Mengapa Ada Daerah yang Tidak Dapat Diberi Opini?
Dalam beberapa kasus, terdapat pemerintah daerah yang tidak memperoleh hasil penilaian secara normal atau sering dipahami masyarakat sebagai “tidak dapat diberi opini”.
Kondisi ini umumnya bukan berarti daerah tersebut tidak memiliki arsip sama sekali. Namun, ada standar atau persyaratan penting yang belum terpenuhi, sehingga proses penilaian tidak dapat dilakukan secara optimal.
Misalnya: dokumen eviden tidak lengkap, sistem pengelolaan belum berjalan, kebijakan belum tersedia,
JRA belum ditetapkan, penyusutan arsip belum dilaksanakan, akuisisi arsip statis belum berjalan, atau bukti administrasi tidak dapat diverifikasi.
Karena itu, kondisi “tidak dapat diberi opini” sering dipahami sebagai tanda bahwa tata kelola kearsipan daerah masih perlu pembenahan serius.
Dalam dunia administrasi pemerintahan, keadaan ini cukup penting diperhatikan karena arsip menjadi dasar akuntabilitas pemerintah.
Tanggung Jawab Seluruh OPD
Pengelolaan arsip bukan hanya tugas dinas perpustakaan dan kearsipan. Seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) sesungguhnya merupakan pencipta arsip negara.
Artinya: setiap surat keluar, laporan kegiatan, dokumen perjalanan dinas, dokumen proyek, data pelayanan, hingga dokumen keuangan, semuanya harus dikelola sesuai standar kearsipan nasional.
Karena itu, keberhasilan pengawasan kearsipan daerah sangat bergantung pada keterlibatan seluruh OPD.
Jika hanya lembaga kearsipan yang bekerja sementara OPD lain tidak tertib administrasi, maka kualitas pengelolaan arsip daerah tetap akan lemah.
Arsip Adalah Wajah Profesionalisme Pemerintah
Di era digital saat ini, kualitas pemerintahan tidak hanya diukur dari pembangunan fisik, tetapi juga dari kualitas tata kelola administrasi. Pemerintah yang tertib arsip menunjukkan: disiplin administrasi, akuntabilitas, transparansi, dan profesionalisme birokrasi.
Karena itu, penguatan pengelolaan arsip tidak boleh dipandang sebagai pekerjaan teknis semata, melainkan bagian penting dari pembangunan pemerintahan modern.
Arsip bukan sekadar kumpulan kertas. Arsip adalah bukti kerja pemerintah, memori pembangunan daerah, dan warisan informasi bagi generasi mendatang.
